La mise en place d’un ERP répond à une recherche d’efficacité et remplit donc des objectifs précis. Véritable tableau de bord de la santé de l’entreprise, il sert à informer les décisions et à raccourcir les cycles décisionnels. Ce faisant, il doit faciliter le pilotage de la performance financière de l’entreprise et permettre d’en optimiser les processus clés.
Mais une fois l’ERP mis en place, comment évaluer sa performance et son impact au fil du temps ? Sur quels indicateurs clés s’appuyer pour en mesurer les bénéfices et s’assurer que les résultats attendus sont bien réalisés ?
Selon le rapport annuel du cabinet Panorama Consulting Solutions sur les ERP, seules 42% des entreprises interrogées se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP et 30% font un constat d’échec. Des chiffres qui laissent à penser à un décalage entre des attentes irréalistes à l’égard de ce type de projet et les résultats constatés.
Dans un contexte de croissance, les entreprises sont amenées à connaître des évolutions rapides, avec des transformations parfois profondes. Dès lors, savoir s’interroger sur ses processus et revisiter ses outils régulièrement pour s’assurer qu’ils répondent bien aux besoins des métiers est indispensable.
Pour commencer, il faut donc être attentif aux signes qui indiquent que votre solution de gestion intégrée n’est plus adaptée, car un ERP obsolète sclérose les process et constitue un frein au bon développement de l’entreprise. Il peut s’agir d’un système lourd et peu intuitif pour les utilisateurs, d’ERP généralistes monolithes qui contraignent l’entreprise à effectuer de nombreux développements spécifiques rendant l’outil instable, ou encore d’une solution qui s’intègre difficilement aux autres applications métiers.
Au quotidien, de telles situations deviennent rapidement source de frustrations pour les équipes, causant perte de temps, lenteur et incapacité à être réactif. Sans compter que ces solutions inefficaces sont souvent synonymes de dépassement budgétaire.
Pour définir les bons indicateurs de performance de l’ERP et mesurer l’efficacité du dispositif mis en place, il faut partir d’objectifs métiers précis et chiffrés pour chaque business unit, par exemple l’amélioration du temps de traitement des commandes ou la réduction des délais de livraison. Cela permettra de définir des indicateurs clés pertinents plutôt que des KPI standards à un secteur donné mais qui ne reflèteront pas les spécificités de l’entreprise.
Mais certains aspects de l’efficacité de l’ERP restent difficiles à quantifier et il convient de considérer la solution dans son ensemble. Au-delà des indicateurs en lien avec les objectifs métiers, l’ERP doit en effet satisfaire à un certain nombre de critères qui assureront l’augmentation de la productivité, la satisfaction des équipes et permettront véritablement de redynamiser les processus :
Fiabilité : Colonne vertébrale de la gestion d’entreprise, l’ERP se doit d’être robuste et occasionner le moins de perturbations opérationnelles afin de véritablement contribuer à une meilleure disponibilité de l’information. L’objectif étant de conjuguer fluidité des processus et maîtrise accrue des risques.
Evolutivité et intéropérabilité : Pour être efficace, il est également essentiel que l’ERP soit évolutif, de manière à s’adapter à l’évolution des besoins métiers et accompagner la croissance de l’entreprise. L’entreprise doit donc s’intéresser ici à la souplesse de paramétrage de l’outil et à la facilité d’intégration de modules fonctionnels complémentaires. Cette dimension est capitale compte tenu de la rapidité d’évolution du paysage technologique, business et réglementaire.
Prise en compte des nouveaux usages : L’ERP doit par ailleurs être évalué par rapport à sa capacité à répondre aux nouveaux usages des utilisateurs, caractérisés par une tendance croissante au collaboratif et à la mobilité. L’outil doit donc offrir à ses utilisateurs des fonctionnalités et une ergonomie qui leur permettent d’adresser ces nouveaux besoins en mobilité et de ne pas venir ralentir les processus. Si toutes les fonctionnalités ne sont pas nécessaires, certaines permettent un gain de temps important notamment lorsqu’il est question de validation de processus dès lors qu’elles bénéficient d’un design responsive.
Coût et rentabilité : Enfin, les gains apportés par l’ERP doivent être mis en regard de l’ensemble des coûts afférents au projet : les coûts de licence, d’implémentation, mais aussi les mises à niveau et la maintenance. Les entreprises optant pour des solutions Cloud pourraient bien être gagnantes sur ce point puisque consommer l’infrastructure en tant que service leur permet de réduire leurs investissements matériels. En effet, le Cloud permet d’externaliser chez le fournisseur les coûts liés à l’hébergement, à la gestion et à la maintenance souvent complexes du matériel informatique, plutôt que d’acquérir, d’installer et de gérer elles-mêmes ce matériel.
L’audit de la performance de l’ERP est une étape indispensable à la recherche d’efficacité des entreprises. Si celui-ci n’est pas adapté à la réalité des process et des utilisateurs, il sera une entrave à la croissance. Seuls les ERP nouvelle génération, capables d’apporter souplesse, modularité et sécurité sont à même d’apporter aux entreprises les clés qui les aideront à relever les défis de demain.
